Assistentin

Assistentinnen sind automatisch im Zentrum der Kanzleiakquise! Halten Sie deshalb Regeln ein.

Ihre Assistentin ist die Zentrale des Akquisitionsteams. Sie ist das Herz des Büros, die Visitenkarte der Kanzlei, erste Anlaufstelle für Interessenten und „Chief Officer“ der Büroorganisation. Sie steht – trotz ihrer objektiv bedeutenden Rolle – vor subjektiv bedrohlichen Herausforderungen.

Mehr zum Thema:

Zum Aufsatz 10 Gebote für den Telefonservice Ihrer Kanzlei
Zum Aufsatz Mitarbeiterführung
Zum Aufsatz Schlendrian in der Kanzlei
Zum Interview „Telefonservice als Erfolgsfaktor fuer die anwaltliche Akquise“ (Beck-Online, Januar 2017)
Zum Standard-Programm Telefontraining

Zum Video: Wie Sie Ihre Assistentin in das Akquiseteam einbinden:

Telefontraining für Ihre Assistentin „Am Draht auf Draht“

Hier geht es zum Standard-Programm: Telefon.Kanzlei
Hier geht es zur Lernbedarfsermittlung. Ihre Mitarbeiter/-innen präzisieren so ihre eigenen Lernwünsche.
Interview mit Beck-Online von Januar 2017: „Telefonservice als Erfolgsfaktor fuer die anwaltliche Akquise

1. Durch Ihr Telefonservice-Training für die Kanzlei lernen Sie,

die Anrufer zu „beheimaten“, freundlich und verbindlich zu behandeln,
sie ebenso zeiteffizient zu führen,
die Mandanten höflich auf ablaufende Fristen hinzuweisen,
die Namen der Mandanten korrekt zu verstehen, zu notieren und zu nutzen
Empfangstelefonate zügig in die Abteilungen zu stellen,
Auszubildende zu motivieren und konstruktiv zu kritisieren,
Einwände und Angriffe zu versachlichen,
den Chef zu entlasten und ebenfalls zu motivieren,
Konflikte untereinander anzusprechen und selbst zu lösen

2. Öffentliche Telefontrainings für Ihre Mitarbeiter/-innen: Orte, Zeiten und Programme 2017

Üben Sie 2017 Mandantenservice, Beschwerdemanagement und Chefentlastung am Telefon an sechs Orten:
Termine werden in Kürze mitgeteilt.

3. Welchen Lernbedarf haben Ihre Assistentinnen?

Die Antworten Ihrer Assistentinnen auf diesen Fragebogen strukturieren Ihr in-house – Telefontraining: Bedarfsermittlung.Telefonservice.
Ermuntern Sie Ihre Assistentinnen, sich ausführlich zu ihren Lernwünschen zu äußern. Auch Sie profitieren davon!

4. Wie teuer ist ein Lerntag in Ihrer Kanzlei?

Das eintägige Training kostet 1900 Euro + MWSt. + Reise + 1 Übernachtung. Hier finden Sie alle weiteren Preise.
Kombinieren Sie diesen Lerntag mit einem in-house Anwaltsseminar für die Anwälte!
Hier finden Sie meine Referenzen.

5. Gibt es ein Folgetraining?

Normalerweise wählen die Teilnehmerinnen nach etwa 6 Monaten ein solches Training. An diesem nehmen allerdings ausschließlich Personen teil, die dieses „follow-up“ wünschen. Es ist schwieriger durchzuhalten: ich sitze bei echten Telefonaten, die laut gestellt werden, hinter den Mitarbeitern und gebe nach jedem Anruf feed-back. Nicht alle wollen diese enge Führung!

6. Was müssen wir generell bei einem in-house Training beachten?

Der Raum soll hell, still und groß genug sein. Tische möglichst in U-Form, Namensschilder auf die Tische. Vorn reichen zwei Stühle, ein Flipchart und funktionierende Filzstifte. Keine Technik.
Das Training geht von 10 – 18 Uhr (oder von 9 – 17 Uhr).
Bitte beachten Sie: Die Anwälte kommen eine Stunde vor Schluss in das Training und erfahren in Gegenwart der Assistentinnen, was sie selbst tun können, um den Telefonservice zu unterstützen.
Hierarchisch übergeordnete Personen nehmen an dem Training nicht teil. Die Assistentinnen dagegen sollen den ganzen Tag teilnehmen können. Übertragen Sie daher das Empfangstelefon an diesem Tag auf einen Anwalt.

7. Kommunikation ist lernbar.

Assistentinnen sind das Herz des Büros. Was sie aussenden, wird mit dem Büro assoziiert. Sie müssen deshalb freundlich, kompetent und in jeder Sekunde lösungsbereit beim Anrufer ankommen. Mandanten bleiben bei ihrem Anwalt nur dann, wenn kommunikative Details der Mandatsabwicklung in sich stimmig und genau auf den Kunden eingestellt sind. Auch die Kommunikation mit den Anwälten ist für die Assistenz nicht immer ganz einfach. Die Teilnehmer lernen, ihre Abteilungen zu entlasten.
Ein Training am Telefon für die nicht-juristischen Mitarbeiter zahlt sich schnell aus, denn: das Telefon die akustische Visitenkarte der Kanzlei. Es ist Medium für den ersten Kontakt zu neuen und alten Kunden. Es ist ebenso Zentrum für Beschwerden, „heißer Draht“ sowie Quelle für Informationen.
Unverlangte Werbung für Ihre Kanzlei macht nicht der zufriedene Kunde, sondern nur der begeisterte.

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