Zeitmanagement in der Kanzlei

Das klassische Zeitmanagement ist in Anwaltskanzleien ungeeignet und führt zu Frust, Missverständnissen – und Zeitverlust!

 

Information

Rechtsanwälte sind gern effizient. Sind sie aber auch effektiv?
Wieso kann ein frisch verliebter Anwalt, der neuerdings 7,5 Stunden wöchentlich während der Arbeitszeit mit seiner neuen Liebe telefoniert, plötzlich alle Aufgaben ohne Zeitnot und locker erledigen – obwohl ihm doch 30 Stunden pro Monat „fehlen“ müssten?

Antworten in meinem Aufsatz Zeitmanagement:
Antworten in meinem Interview

Zum Aufsatz: Die Rollen eines Anwalts – Gedanken über Führungsrollen

Mit alter Sicht auf Zeit eine neue Zeitnot „managen“? Das ist Zeitverschwendung.

Hunderte wohlmeinender Zeitplanbücher und Time-Management – Systeme überschwemmen den Markt. Viele von ihnen bieten leider nur dem Autor einen – allerdings mageren – Vorteil.
Besonders Anwälte verlieren die mühsam ausgefüllten „Zeitpläne“ zwischen ihren Akten!
Hier kommt deshalb eine ganz neue Sicht auf ein ganz altes Problem.

Klassisches Zeitmanagement ist ungeeignet für Kanzleien

Es verführt Anwälte und andere willige Jünger zu der Ansicht, man müsse genau 1440 Minuten pro Tag – jeden Tag! – effizient ausnutzen, um Image, Geld, Siege, Ruhe (sic!), Rentenbeiträge etc. anzuhäufen. Es lehrt sie, wie sie

• „Zeitpuffer“ freihalten,
• „Zeitplanbücher“ ausfüllen
• Aufgaben „effizient“ erledigen
• „Störungen“ im Ablauf minimieren
• „persönliche Leistungskurven“ berücksichtigen
• „Tages- und Wochenpläne“ erstellen.

Wenn da nur nicht diese fiesen Störer wären! Immer kommt was dazwischen!
Dieses Verständnis von Zeit ist ein quantitatives, an der Anzahl von Minuten pro Tag ausgerichtetes Verständnis von Zeit. Es macht in Kanzleien ein sinnreiches Zeitmanagement unmöglich, denn:

Zeit ist subjektiv!

Obwohl Zeit objektiv messbar ist – jeder hat bekanntlich 24 Stunden pro Tag -, ist sie nicht objektiv erfahrbar. Drei Beispiele:

• Der verliebte Anwalt
Ein Anwalt kommt selten mit seiner Zeit aus, außer wenn er verliebt ist. In dieser Zeit frischer Extase telefoniert er 1,5 Sunden netto täglich mit seiner neuen Liebe und stellt fest: Er schafft plötzlich seine gesamte Arbeit – trotz der „fehlenden“ (!) Stunden.

• Das gelangweilte Gehirn
„Wie in Zeitlupe“ kommt die Zeit einem gelangweilten Kino-, Seminar- oder Partybesucher vor. Zeit vergeht dagegen „wie im Flug“, wenn sie spannend, innovativ und bereichernd ausgefüllt ist.

• Die Anzahl von Stunden Schlaf
Für das Gefühl mentaler und körperlicher Fitness ist es gerade NICHT entscheidend, wie viele Stunden jemand schläft, sondern was er in der wachen Zeit statt dessen tat.

Zeitdiebe? Wie praktisch!

Wo Zeitdiebe existieren, sind deren Opfer nicht weit! Wer „Zeitdiebe“ in seinem Alltag identifiziert, darf sich als Opfer eigener Zeitnot aufführen oder sogar wirklich als Opfer fühlen. Das entspannt; Diebe kommen bekanntlich von außen: Sie

¥ sind illegal.
¥ sind unerbeten.
¥ kommen bei Nacht und Nebel.
¥ sind unberechenbar.
¥ sind bis an die Zähne bewaffnet.
¥ sind auf keinen Fall mit mir verwandt!

Zeitdiebe gelten als Meteoriten im ansonsten perfekten Erdfrieden:

Man kann nichts gegen sie tun. Man verantwortet sie nicht. Sie lassen Glaubenssätze der Erdbewohner und – daraus resultierend – deren Prioritätslisten und Gewohnheiten  unangetastet. Das wiederum macht sie beliebt: Man kann – sozusagen ungestraft – über sie jammern.
Eine moderne, an Kategorien von Eigenverantwortung und Langfrist-Strategien ausgelegte Sicht auf das Phänomen „Zeit“ dagegen beginnt mit einem Rückblick auf eine berühmte Götterfamilie.

Chronos und Kairos – unsere entgegen gesetzten Sichten auf das Phänomen „Zeit“

Chronos ist Vater des Zeus, Kairos ist der Sohn des Zeus. Opa und Enkel repräsentieren – mit der starken Symbolik von „Chronos und Kairos“ – unsere heute noch gültigen, entgegen gesetzten Sichten auf das Phänomen „Zeit“.
(sehen Sie die Tabelle im Aufsatz „Zeitmanagement für Rechtsanwälte)

Die Zeitmanagement-Stile „Effizienz“ und „Effektivität“

Wer falsche Dinge „effizient“ erledigt, verschwendet Geld, Energie und Motivation. Er erreicht nur kurzfristige Ziele und sichert das Überleben des Grundproblems.

¥ Wer die Dinge richtig tut, ist effizient.
¥ Wer die richtigen Dinge tut, ist effektiv.
¥ Wer die richtigen Dinge effizient tut, ist erfolgreich.

Effizienter Zeitmanagement-Stil:

Anwälte bevorzugen gewöhnlich einen „effizienten“ Zeitmanagement-Stil und bringen die „Quantität“ der zu bearbeitenden Akten in den Mittelpunkt ihrer Aufmerksamkeit:
Sie sehen gern ihren Arbeitsalltag in Zeitzonen unterteilt: Telefonzeit, Aktenbearbeitungszeit, Reisezeit, Mandantengesprächszeit etc.

Effektiver „Zeitmanagement“-Stil:

Der kairotische Aspekt eines jeden Arbeitstages steht im Zentrum. Langfristig zählen die Qualität der Arbeiten und die Orientierung in die Zeitzone Zukunft.
Das Mini-Mandat im zukünftig dominanten Rechtsgebiet kann für die Marktpositionierung wichtiger werden als es das einträgliche Dauermandat bis heute war.
Bei dieser Sortierung würde schnell heraus kommen, dass nur in wenigen der täglichen anwaltlichen Berufsrollen eine „Zeitnot“ entsteht.

Zeitmanagement nach Berufsrollen

Jeder Anwalt spielt täglich etwa zehn berufliche Hauptrollen, ohne jemals zu schauspielern. Nicht in jeder Rolle sind Anwälte gut aufgestellt:

Sie sind oft Kanzleiinhaber, ohne auch Unternehmer zu sein. Das geht nicht gut!
Sie sind Standortleiter, ohne ein guter Motivator zu sein? Die Umsätze stagnieren!
Sie sind Teamleiter ohne Arbeitsorganisator zu sein? Das geht sofort schief.
Sie sind Akquisiteur, ohne Marktstratege zu sein? Das rächt sich!

Rollen eines Anwalts an einem normalen Tag:

Identifizieren Sie jene, die Sie nicht mögen oder in denen Sie aus anderen Gründen schwach aufgestellt sind.
Überprüfen Sie, ob Ihre größten Zeitdiese sich in diesen Rollen aufhalten.
Checken Sie nun gegen, ob Sie in geliebten Rollen jemals in Zeitdruck geraten (oder Ihnen vielmehr die investierte Zeit in diesen Rollen einfach nur viel WERT ist). Die Tabelle ist nicht vollständig.

Unternehmerrollen Anwaltsrollen private Rollen
Chef Kanzleiinhaber Ehepartner
Marketing-Stratege Berater Freund
Akquisiteur Sachbearbeiter Familienmitglied
Referent Verhandler Kellner
Motivator Verteidiger Papa
Autor Aktenwühler Helfer
Teamleiter Ausbilder Chauffeur

Fazit:
Je mehr Unternehmerrollen durch Sie mit subjektiver Zeitnot besetzt sind, desto schwieriger wird Ihre Akquise. Auch die Marktposition Ihrer Kanzlei wird leiden.
Unnötig zu erwöhnen, dass dies auf jede subjektive Zeitnot gilt. In Familienrollen ständig in innerer und äußerer Not zu sein, gefährdet die Familie etc.
Zum Weiterlesen über Anwaltsrollen: Die Rollen eines Anwalts – Gedanken über Führungsrollen

Lösung: Die Aufsplittung ungeliebter Rollen

Die subjektiv schwachen Rollen sind also automatisch genau jene Rollen, in denen der Anwalt Zeitnot produziert. Zwei Beispiele:

• Ein Anwalt, der es wichtig findet, für ein Akquise-Vorhaben Zeiten frei zu räumen, wird in der Rolle des Aktenbearbeiters den Eindruck haben, Zeit zu vergeuden.
• Ein Strafverteidiger, überall gerühmt und demnächst Buchautor wegen seiner besonderen Kenntnisse im „Wiederaufnahmeverfahren“, wird in der Rolle des Chefs (ungeliebte Mitarbeiterführung!) in Zeitnot geraten.

Beiden steht eine Aufsplittung ihrer ungeliebten Rollen bevor: Teile ihrer ungeliebten Rollen haben sie zu delegieren, andere neu zu strukturieren.
Tätigkeiten in den von ihnen geliebten Rollen sollten sie dagegen noch ausdehnen, sofern diese den langfristigen Kanzlei-Ziele dienen. Ermitteln Sie,

welches Ihre ungeliebten Rollen sind
welche eigenen Verhaltensweisen und Überzeugungen in diesen Rollen Zeitverluste bedeuten,
welche Verhaltemsweisen Sie selbst davon umstellen wollen
durch was genau Sie Ihr altes Verhalten dauerhaft ersetzen werden
wie Sie verbliebene Aufgaben effektiv strukturieren
an wen Sie was aus der ungeliebten Rolle delegieren können
wie Sie dieses delegierte Material kontrollieren werden

Rolleninkongruenzen sind Ursache von Misserfolgen, Streit und Stress

Rolleninkongruenzen treten immer dann auf, wenn das Verhalten nicht zur Rolle, die Fähigkeiten nicht zu den Werten und die Umgebung nicht zu den Zielen passt.
In ungeliebten Rollen werden Sie Zeitnot produzieren und empfinden – und die Folge daraus vermutlich „Stress“ nennen.
Doch inkongruente Rollenbesetzungen führen nicht nur zu eigener Zeitnot, sondern auch zu inneren Kündigungen, Streit und einem miesen Arbeitsklima in Ihrer direkten Umgebung.
Inkongruente Rollenbesetzungen gefährden das gesamte soziale Umfeld.

Einige Beispiele:

• Wer als Akquisiteur wartet, bis ein Kunde einen Bedarf signalisiert, gefährdet seine Umsätze.
• Wer als Berater mit dem Mandanten genauso spricht wie mit dem Kegelbruder, überlädt das Mandatsverhältnis mit Konflikten.
• Wer als Verhandler aus wohlüberlegten strategischen Gründen rücksichtslos gegen die Interessen der Gegenseite agiert hat, produziert mit demselben Verhalten im Auto auf dem Rückweg in der Rolle des Verkehrsteilnehmers Tote und Verletzte.
• Wer als Freund immer „Der Tolle“ sein will, verliert Freunde, Ansehen und langfristig auch seine Selbstachtung.
• Wer als Chefin nicht delegiert bzw. das Delegierte nicht kontrolliert, gefährdet Kanzlei- Umsätze.
• Wer als Einzelanwalt keine Kooperationen oder strenge Spezialisierungen anstrebt, entfernt sich vom Markt..
• Wer als Berater dem Geschäftsführer einer GmbH dasselbe Sprachniveau angedeihen lässt wie dem arbeitslosen Waldarbeiter, nimmt den Rückgang seiner Umsatzzahlen in Kauf.
• Wer sich als Partnerin in der neuen Kanzlei – wie eine Angestellte – nur auf die Aktenarbeit konzentriert , entzieht seinen Partnern das Vertrauen.
• Wer als Marketingstratege keine Budgets einrichtet, verliert Geld und Geltung.
• Wer als Mutter für die eigenen Kinder hauptsächlich Arbeitsorganisator sein will, produziert Überanpassung, Selbstzweifel und Aggression bei den Kindern.

Zeit als Vorwand

In einem Paargespräch verlangt der Satz: „Gib mir noch ein bisschen Zeit“ nach den Fragen:
• „Wie viel Zeit genau brauchst du?“
• „Wozu brauchst du diese Zeit?“
• „Was genau wirst Du in der Zeit tun, das du nicht jetzt schon tun kannst?“

Das unwürdige Dauergesabbel über „Zeit brauchen“ fungiert auch in Kanzleien in der Regel als Vorwand, um einen größeren, unausgesprochenen Konflikt zu vertuschen bzw. als beliebte Ausrede, um unbequeme oder unbekannte Themen von sich fern zu halten.
Der intelligenteste aller Dialoge (beachten Sie besonders die hoffentlich nonchalant vorgetragene Prise überlegenen Humors!) enttarnt sofort den skurrilen Vorwand-Charakter der Zeitbitte und macht auf Fragerseite richtig Spaß: Er geht so:

• „Gib mir noch ein bisschen Zeit“
• „Wie kann ich Dir etwas geben, das ich Dir nicht nehmen kann?“

Psychologie der Unpünktlichkeit

Wiederholt Unpünktliche haben einen machtvollen Vorteil ihres Verhaltens! Dieser Vorteil betrifft häufig die höchsten WERTE des betroffenen Menschen und ist daher nicht durch Appelle, Vorschriften oder Strafen zu beheben.
Wenn Pünktlichkeit durch andere erwartet wird, betonen wiederholt Unpünktliche durch ihre Unpünktlichkeit eine eigene Unsicherheit im Umgang mit Autoritäten. Das geschieht in drei Kategorien:

1. Der „Autarkie-Freak“
Der „Autarkie-Freak“ kommt wiederholt zwei Minuten zu spät zu Meetings und hat dadurch machtvolle, innerlich dokumentierte Vorteile: Würde er pünktlich kommen, würde er einen eigenen hochrangigen Wert, zum Beispiel „Eigenständigkeit“, gefährden. Dieser Wert ist durch Terminssetzungen durch andere attackiert; jemand anders bestimmt, wann ich wo zu sein habe. Durch wiederholte Zwei-Minuten-Verspätungen dokumentiert der Unpünktliche seine innere Unabhängigkeit. Er zeigt, dass er

• sich leisten kann, zu spät zu kommen
• sich nicht leisen kann, pünktlich zu kommen
• dem Team dennoch zur Verfügung steht.

2. Der „Status-Freak“
Anders als der „Autarkie-Freak“ hat der „Image-Freak“ einen äußerlich dokumentierten, machtvollen Vorteil seines Zu-Spät-Kommens“. Dieser Typus kommt wiederholt etwa 20 Minuten zu spät, hektisch gestikulierend, laut telefonierend oder laut seinen Platz einrichtend sorgt er dafür, dass er sich aus der Masse abhebt. Er schaltet sein Telefon nicht aus. Der Status-Freak hofft auf Anerkennung für seine Macher-Rolle.
Er ist einfach zu wichtig und besser als andere. Dieser Typus gibt bekannt, dass er

• sich leisten kann, zu spät zu kommen
• sich nicht leisen kann, pünktlich zu kommen
• „besser“, „wichtiger“ und „unverzichtbarer“ ist als alle anderen.

3. Der „Angst-Freak“
Anders als der „Autarkie-Freak“ und der „Status-Freak“ kommt der „Angst-Freak“ immer unpünktlich, nämlich ausnahmslos zu früh. 10 Minuten vor dem meeting drückt er sich schon in der Ecke herum, liest alle Unterlagen nochmals und ist perfekt vorbereitet. Der Angst-Freak hofft auf Anerkennung für Verlässlichkeit und Folgsamkeit. Auf ihn kann man sich blind verlassen.
Er ist früher da als andere und super organisiert. Dieser Typus gibt bekannt, dass er

• sich leisten kann, zu früh zu kommen
• sich nicht leisen kann, pünktlich zu kommen
• „besser organisiert“, „verlässlicher“ und „unverzichtbarer“ ist als alle anderen.

Unpünktliche verachten sich gegenseitig

Unnötig zu erwähnen, dass sich alle Unpünktlichkeits-Typen wegen der Gleichheit der Symptome („unpünktlich sein“) für die jeweils anderen Motivationen des wiederholten Unpünktlich-Kommens zutiefst verachten.

• Der Angst-Freak wird von beiden anderen verachtet für sein ständiges Zu-Früh-Kommen. Er wird als Schleimer und Angstkasper verschrien. Er wird oft gemobbt.
• Der Status-Freak fühlt sich umgehend durch weitere wiederholt Unpünktliche irrelevanter Motivation bedroht. Seine Alleinstellung fällt weg.
• Der Autarkie Freak ist durch die „auf andere gerichtete“, innere Motivation“ der beiden anderen schwer genervt. Er empfindet sie als „Abhängige“.

Das Gleichnis von dem Mann, der einen Baum sägte

Ein Passant kommt an einem Mann vorbei, der gerade unter Mühen einen Baum sägt. Er fragt: „Möchten Sie nicht die Säge schärfen? Dann geht es doch schneller!“ Der Säger antwortet: „Ich habe dazu keine Zeit; ich muss doch den Baum sägen“.